DPK Provinsi NTB Ingatkan OPD Pentingnya Arsip

Koleksi arsip di Depo Arsip DPK Provinsi NTB di Narmada.(Suara NTB/ist)

Mataram (Suara NTB) – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi NTB mengingatkan seluruh Organisasi  Perangkat Daerah (OPD) tentang pentingnya arsip.  Dokumen arsip dibutuhkan untuk mengambil keputusan dan kepentingan lainnya.

Ada beberapa alasan arsip menjadi penting sebagai dokumen pendukung yang harus ditata kelola dengan baik, sebagaimana disampaikan Kabid Pembinaan Pengelolaan dan Pengawasan Kearsipan DPK NTB, Husnu Sabri, SE.,MM.

Iklan
Foto foto Gubernur NTB yang pernah menjabat tersimpan di Gedung Arsip Provinsi NTB.(Suara NTB/ist)

Pertama, arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja pejabat pemerintah daerah. Program kerja dan apa saja yang pernah dilakukan, akan merujuk pada arsip yang  terdokumentasi dengan baik oleh DPK sebagai Lembaga Arsip Daerah (LAD).

Kedua, sebagai bahan bukti hukum. Arsip akan sangat dibutuhkan untuk melakukan kinerja pejabat ketika hal hal di luar kendali terjadi. Seperti ketika Aparat Penegakan Hukum (APH) melakukan penindakan, berdampak pada disegelnya ruangan yang di dalamnya ada aset dan  arsip dijadikan bukti hukum. Maka selama penyegelan dan penggunaan selama proses hukum itu, arsip yang tersimpan di LAD.

Ketiga, sebagai referensi pengambilan keputusan. Ketika pimpinan OPD tertentu membutuhkan data data pendukung, memerlukan referensi pertimbangan dari data atau dokumen sebelumnya. Maka sumber arsip bisa jadi solusi. “Dibutuhkan lima sampai enam data pendukung untuk dasar pengambilan keputusan. Maka tepat ketika dicari di arsip,” ujarnya.

Kenapa arsip harus dikelola? Dia menjelaskan, arsip adalah memori kolektif bangsa untuk tingkat nasional. Sementara di tingkat daerah menjadi memori kolektif daerah.

Sejarah G30S/PKI tidak akan terkenang hingga saat ini jika dokumen dan data tidak tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Sejarah Surat Perintah 11 Maret (Supersemar) akan hilang dari jejak sejarah jika tanpa arsip.

“Dahulu sudah ada kejadian sepeti ini, tahun ini dampaknya, ini akibatnya, maka arsip ini sebagai memori kolektif bangsa akan jadi penyelamat ingatan kita semua,” jelasnya.

Terkait di daerah NTB,  gempa bumi yang terjadi 2018 lalu, harus diselamatkan arsip dan dokumennya. Sebab pada saatnya dibutuhkan untuk dasar pengambilan keputusan.

Sejarah NTB yang tidak lepas dari era kesultanan dan kerajaan, membutuhkan arsip sebagai penguat identitas. Data dan dokumen yang terserak di mana mana, harus terkumpul jadi satu di Arsip sebagai sumber banyak hal. Seperti pembelajaran dan edukasi lainnya.

“Yang jadi masalah kita, penyimpanan arsip kita masih parsial parsial. Idealnya berkas ada di satu tempat, Arsip,” tegasnya.

Ia mencontohkan, arsip  Gubernur NTB tidak saja soal biografi, foto dan dokumentasi lainnya. Tapi harus lengkap dengan berbagai program kerjanya selama lima  atau 10 tahun, lengkap dengan capaian kinerja jajarannya sampai tingkat OPD.

“Namun ini yang jadi masalah. Kesadaran OPD. Harusnya OPD ada kewajiban serahkan kepada LKD atau ANRI untuk jenis jenis dokumen yang sudah kita tentukan,” tutupnya. (tim)

Advertisement Jasa Pembuatan Website Profesional